Finapse

Datenschutzerklärung

Stand: 27. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

agilepower Consulting GmbH, Parkweg 7, 8800 Thalwil, Schweiz
E-Mail: support@agilepower.consulting

Diese Erklärung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit es anwendbar ist, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

2. Für wen wir die Daten bearbeiten

Finapse bereitet die Buchhaltung von Unternehmen vor: Belege erfassen, auswerten, mit Bankbewegungen abgleichen und für die Buchhaltung bereitstellen. Dabei gibt es zwei Rollen:

  • Dein Benutzerkonto und diese Website: Dafür sind wir verantwortlich.
  • Die Buchhaltungsdaten eines Unternehmens (Belege, Kontoauszüge, Kontakte, Buchungen): Verantwortlich ist das Unternehmen bzw. dessen Treuhandstelle. Wir bearbeiten diese Daten in deren Auftrag und nach deren Weisung. Eine Ausnahme ist die Verbesserung unserer automatischen Erkennung (Abschnitt 4). Richte Fragen zu diesen Daten an das betreffende Unternehmen; wir unterstützen es bei der Antwort.

3. Welche Daten wir bearbeiten

  • Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, deine Rolle und die Unternehmen, für die du arbeitest, Zeitpunkte der Anmeldung und — wenn du Belege per WhatsApp einreichen sollst — deine Mobilnummer.
  • Einladungen: Name, E-Mail-Adresse, Sprache und gegebenenfalls Mobilnummer, die die einladende Person für dich erfasst.
  • Eingereichte Inhalte: Belege und Rechnungen als Datei, die daraus erkannten Angaben (z. B. Betrag, Datum, Lieferant, IBAN, Positionen), Kontoauszüge und Bankbewegungen, Kontakte von Lieferanten und Kunden, Buchungen und Notizen. Belege können Personendaten Dritter enthalten.
  • Belegeingang per E-Mail: Absenderadresse, Betreff, Text und Anhänge der Nachricht sowie ein Protokoll des Eingangs. Zeigt der Text einer Mail Bilder, die auf einem fremden Server liegen, lädt Finapse sie dort herunter; der Absender kann daran erkennen, dass die Mail verarbeitet wurde.
  • Belegeingang per WhatsApp (nur, wenn du ihn nutzt): deine Mobilnummer, die gesendeten Fotos und Dokumente und der Text deiner Nachricht. Was du unter ein Foto oder gleich danach schreibst, steht beim Beleg als Zweck. Finapse antwortet dir im Chat: mit der Lesebestätigung, einem Zeichen am Foto und einem Hinweis, wenn etwas nicht geklappt hat; dafür halten wir fest, welcher Hinweis wann an deine Nummer ging.
  • Fragen an die Hilfe: was du der KI-Hilfe in Finapse schreibst, und Angaben dazu: Zeitpunkt, Person und Unternehmen, auf welcher Seite und in welchem Dialog oder Abschnitt du gefragt hast (ohne Belegnummern), wie viele Hinweise dort angezeigt waren, die Sprache, welche Hilfeartikel die Antwort nutzte, wie die Frage ausging und — fehlte ein passender Artikel — zu welchem Thema aus einer festen Liste, ob wir eine IBAN, QR-Referenz oder E-Mail-Adresse unkenntlich gemacht haben (nie deren Wert), wie lange die Antwort dauerte, eine Prüfsumme der Antwort und deine Bewertung. Den Text deiner Fragen und der Antworten speichern wir nicht — ausser du schickst uns eine Rückmeldung mit Kommentar oder mit dem Gesprächsverlauf.
  • Fehlermeldungen und Ideen (während der Pilotphase, nur wenn du über «Feedback» einen Fehler oder eine Idee meldest): was du schreibst, deine Antworten im Formular und ob wir dich bei einer Antwort per E-Mail benachrichtigen sollen, dazu Person, Unternehmen und Zeitpunkt; die Antworten unseres Supports und deine Antworten darauf, und wann du sie gelesen hast; Bilder und Videos, die du selbst anhängst (etwa ein Bildschirmfoto) — und was dein Browser dazu festhält: die Adresse der Seite (mit einem Suchbegriff, wenn einer darin steht), Browser und Betriebssystem, Bildschirm- und Fenstergrösse, Pixeldichte, Sprache, Zeitzone und Darstellung (hell oder dunkel) des Geräts, die Sprache der Oberfläche, ob das Gerät online war, die Hinweise, die die Seite gerade zeigt, und — nur bei einem Fehler — die zuletzt gescheiterten Anfragen an Finapse und die letzten Fehler der Seite. Inhalte der Seite und andere Eingaben in Formularen schicken wir nicht mit, und ein Bildschirmfoto nur, wenn du es selbst anhängst. Bilder und Videos sehen nur du und unser Support; sie liegen in unserem Speicher in der Schweiz und gehen in keine E-Mail.
  • Änderungsprotokoll: Änderungen an Buchhaltungsdaten protokollieren wir mit Zeitpunkt und handelnder Person. Das unterstützt die Unternehmen bei ihrer Pflicht zur Nachvollziehbarkeit nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
  • Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt und Art der Anfrage in den Protokollen unserer Server.

4. Wozu wir die Daten bearbeiten

  • um Finapse bereitzustellen: Belege erfassen und auswerten, mit Bankbewegungen abgleichen, Buchungen vorschlagen und an Buchhaltungsprogramme übergeben — zur Erfüllung des Vertrags (DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b);
  • um dir Anmeldecodes, Einladungen und Antworten auf eingereichte Belege zu senden — ebenfalls zur Vertragserfüllung;
  • um deine Fragen an die Hilfe zu beantworten und auf den Hilfeseiten passende Hilfeartikel zu finden — zur Vertragserfüllung; die Angaben zu den Fragen (ohne deren Text) werten wir aus, um die Hilfe zu verbessern, ihre Kosten zu begrenzen und Missbrauch zu erkennen, und Rückmeldungen mit Kommentar oder Gesprächsverlauf lesen wir, um die Hilfe zu verbessern — aus unserem berechtigten Interesse (lit. f);
  • für die Sicherheit des Dienstes, gegen Missbrauch und zur Behebung von Fehlern — aus unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst (lit. f); dazu gehören die Fehler, die du uns meldest, und unsere Antworten und Rückfragen dazu;
  • um Finapse weiterzuentwickeln: die Ideen, die du uns über «Feedback» schickst, und unsere Antworten und Rückfragen dazu — aus unserem berechtigten Interesse an einem besseren Dienst (lit. f);
  • um die automatische Erkennung und die Buchungsvorschläge zu verbessern: Dafür werten wir aus, wie Nutzerinnen und Nutzer unsere Vorschläge korrigieren — aus unserem berechtigten Interesse an einem besseren Dienst (lit. f). Diese Auswertung bleibt bei uns; die Daten werden dafür nicht an Dritte weitergegeben;
  • um gesetzliche Pflichten zu erfüllen (lit. c).

Für die Buchhaltungsdaten der Unternehmen gelten im Übrigen deren Rechtsgrundlagen. Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

5. Automatische Auswertung und KI-Hilfe

Belege werden automatisch gelesen: eine Texterkennung (OCR) und Sprachmodelle erkennen Beträge, Daten und Lieferanten und schlagen Buchungen vor. Diese Dienste laufen bei spezialisierten Anbietern in Europa (Abschnitt 6). In der Regel ist das Ergebnis ein Vorschlag, den eine Person prüft. Ein Unternehmen kann einstellen, dass sichere Vorschläge automatisch verbucht werden; jede Buchung bleibt änderbar. Es gibt keine automatisierte Einzelentscheidung, die dir gegenüber rechtliche Wirkung hätte.

Die Hilfe in Finapse beantwortet Fragen mit einem Sprachmodell: Du schreibst mit einer KI, und ihre Antworten können Fehler enthalten. Mit der Frage erhält der Anbieter (Abschnitt 6) den bisherigen Verlauf des Gesprächs, passende Hilfeartikel, die Seite, auf der du bist, die dort angezeigten Hinweise und Angaben zu deiner Rolle und zum Unternehmen, etwa ob es nur lesen darf, welches Buchhaltungsprogramm verbunden ist und wie es die Mehrwertsteuer abrechnet. Belege, Beträge oder Namen aus deinen Daten liest die Hilfe nicht. IBAN, QR-Referenzen und E-Mail-Adressen, die Finapse in deiner Frage erkennt, machen wir vor dem Versand unkenntlich; was du sonst selbst schreibst, geht so mit — tippe deshalb keine Belegdaten ein. Den Verlauf eines Gesprächs hält nur die geöffnete Seite: Nach dem Neuladen, dem Abmelden oder einem Wechsel des Unternehmens ist er weg. Die Hilfe ist fester Bestandteil von Finapse. Der Anbieter erhält nur dann etwas, wenn du der Hilfe eine Frage stellst oder auf den Hilfeseiten suchst. Von einer Suche erhält er höchstens den Suchbegriff, damit sie Hilfeartikel auch nach ihrer Bedeutung findet; IBAN, QR-Referenzen und E-Mail-Adressen darin machen wir ebenso unkenntlich.

6. Wer die Daten erhält

Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten und die Daten nur für die genannten Zwecke bearbeiten:

  • Microsoft (Azure) — Betrieb der Anwendung, Datenbank, Dateispeicher, Protokolle und Versand von E-Mails; Rechenzentren in der Schweiz.
  • Clerk, Inc. — Anmeldung und Benutzerkonten; USA. Zum Schutz vor Missbrauch lädt die Anmeldeseite Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., USA), das dabei deine IP-Adresse erhält.
  • Twilio SendGrid — Empfang von Belegen, die per E-Mail eingereicht werden; USA.
  • Mistral AI — Texterkennung (OCR) von Belegen; Frankreich.
  • Lyceum — Auswertung von Belegen und Bankbewegungen mit Sprachmodellen, die Antworten der Hilfe in Finapse und ihre Suche; Rechenzentren in Spanien, Frankreich und Nordeuropa.
  • GitHub — Verwaltung gemeldeter Fehler und Ideen in der Entwicklung; USA. GitHub erhält zu einer Meldung technische Angaben (etwa die Seite ohne Belegnummer, Browser, Bildschirm und Fehlercodes) sowie den Firmennamen und die interne Nummer des Unternehmens — bei einer Einzelfirma enthält der Firmenname den Namen der Inhaberin oder des Inhabers. Nie erhält GitHub deinen Text, deine Bilder und Videos (nur ihre Anzahl), deine E-Mail-Adresse oder die genaue Adresse der Seite. Über jede Meldung und jede deiner Antworten informiert uns eine E-Mail an unseren Support mit dem Namen des Unternehmens, der Seite und den Links, ebenfalls ohne deinen Text; von unseren Antworten erfährt GitHub nichts. Antworten wir dir und hast du es gewählt, bekommst du eine E-Mail mit der Nummer der Meldung und einem Link, ohne den Text der Antwort.
  • Anthropic — KI-gestützte Werkzeuge für Entwicklung, Betrieb und Support; USA. Bei der Analyse eines Fehlers können im Einzelfall Protokolle oder einzelne Datensätze eingesehen werden.

Weitere Empfänger, die die Daten in eigener Verantwortung oder im Auftrag des Unternehmens bearbeiten:

  • Google, Microsoft oder Apple — wenn du dich darüber anmeldest: Der Anbieter erfährt von der Anmeldung und übermittelt uns deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.
  • Meta (WhatsApp) — nur wenn du Belege per WhatsApp einreichst; Irland und USA. Es gelten zusätzlich die Bestimmungen von WhatsApp.
  • bexio AG — wenn ein Unternehmen seine Buchhaltung mit Finapse verbindet: Übergabe von Buchungen und Belegen im Auftrag des Unternehmens; Schweiz.
  • Zentraler Firmenindex des Bundes (Zefix) — beim Einrichten eines Unternehmens und um die UID von Lieferanten auf Belegen zu prüfen, fragen wir öffentliche Firmendaten ab; übermittelt wird nur der Suchbegriff bzw. die UID; Schweiz.
  • UID-Register des Bundesamts für Statistik — ob ein Unternehmen im Mehrwertsteuerregister eingetragen ist, lesen wir beim Einrichten, auf der Seite zur Mehrwertsteuer und einmal pro Woche aus dem öffentlichen Register; übermittelt wird nur die eigene UID des Unternehmens; Schweiz.
  • Websites von Kontakten — für das Logo eines Kontakts rufen wir von unseren Servern die Startseite der Website ab, die beim Kontakt steht, und das Logo, das sie dort nennt: einmal und danach etwa alle drei Monate, antwortet sie nicht oder weist sie uns ab, nach zwei Wochen wieder. Die Website erfährt nur, dass Finapse ihr Logo lädt, nicht für wen; übermittelt wird nichts über dich oder das Unternehmen.
  • Google — antwortet eine solche Website nicht oder weist sie uns ab, etwa mit einer Bot-Prüfung, fragen wir von unseren Servern den Favicon-Dienst von Google nach ihrem Logo. Google erfährt nur den Namen der Website, nicht für wen; USA.

7. Übermittlung ins Ausland

Daten gelangen nach Frankreich, Spanien, in weitere Staaten der EU und des EWR sowie in die USA und nach Irland (Abschnitt 6). Die Staaten der EU und des EWR bieten nach Feststellung des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz. Für Empfänger in den USA stützt sich die Übermittlung auf die Zertifizierung des Empfängers nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte anerkennt. Meldest du dich über Google, Microsoft oder Apple an oder nutzt du WhatsApp, gelten zusätzlich die Bestimmungen dieser Anbieter.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

  • Buchhaltungsdaten bleiben gespeichert, solange das Unternehmen Finapse nutzt. Endet das Abonnement, bleiben sie archiviert erhalten, damit das Unternehmen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (Art. 958f OR) einhalten kann; früher gelöscht werden sie nur auf Anfrage des Unternehmens. Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Unternehmen, Finapse unterstützt sie.
  • Gelöschte Dokumente liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach gelöscht; in den Datensicherungen bestehen sie bis zu 30 weitere Tage.
  • Löschung eines Unternehmens: Ein Unternehmen kann sie selbst anfragen und bestätigt dabei, dass es seine Aufbewahrungspflicht anderweitig erfüllt. 30 Tage nach der Anfrage werden seine Daten gelöscht, in den Datensicherungen nach bis zu 30 weiteren Tagen.
  • Benutzerkonto: Wird es gelöscht, entfernen wir Name und E-Mail-Adresse aus dem Konto. Erhalten bleiben sie im Protokoll dieser Löschung, in Einladungen und in den Meldungen, die unser Anmeldedienst über das Konto geschickt hat. Buchhaltungsbelege, die aufbewahrt werden müssen, bleiben erhalten.
  • Hilfe in Finapse: die Angaben zu deinen Fragen 90 Tage; Rückmeldungen, die du uns schickst, ebenfalls 90 Tage.
  • Protokoll des E-Mail-Eingangs: 90 Tage, für Nachrichten unbekannter Absender 30 Tage.
  • Fehlermeldungen und Ideen: 180 Tage nach der letzten Nachricht dazu, und mit deinem Benutzerkonto oder dem Unternehmen auch früher — mit den Antworten und den Bildern und Videos; ein Bild oder Video, das du angehängt, aber nie gesendet hast, nach einem Tag. Die Angaben bei GitHub (technische Angaben und der Name des Unternehmens) und die E-Mails an unseren Support und an dich bleiben bestehen; dein Text und unsere Antworten sind in keiner davon.
  • Server-Protokolle: 30 Tage. Datensicherungen: 30 Tage.

9. Cookies und Speicher im Browser

Wir verwenden nur Cookies, die für die Anmeldung und die Bedienung nötig sind (z. B. deine Sitzung und ob die Seitenleiste offen ist). Lokal in deinem Browser gespeichert werden Einstellungen wie die gewählte Ansicht und das gewählte Unternehmen, die zuletzt für die Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse als Vorschlag, das zuletzt gewählte Belastungskonto, wenn du eine Zahlungsdatei erstellst, und für die Hilfe, ob du ihren ersten Hinweis gelesen hast und wie breit du ihr Fenster gezogen hast. Für «Feedback» merkt sich die geöffnete Seite die letzten gescheiterten Anfragen und Fehler im Arbeitsspeicher; gesendet wird davon nur, was mit einer Fehlermeldung mitgeht. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und kein Tracking.

10. Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS). Zugriff haben nur berechtigte Personen der jeweiligen Unternehmen und, soweit für Betrieb und Support nötig, wir — auch mit den KI-gestützten Werkzeugen aus Abschnitt 6. Daten werden regelmässig gesichert, Änderungen an Buchhaltungsdaten protokolliert.

11. Deine Rechte

Du kannst Auskunft über deine Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, sie in einem gängigen Format herausverlangen und einer Bearbeitung widersprechen. Schreibe uns dazu an support@agilepower.consulting. Geht es um die Buchhaltungsdaten eines Unternehmens, leiten wir deine Anfrage an dieses weiter.

Du kannst dich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, edoeb.admin.ch) beschweren, in der EU bei der Datenschutzbehörde deines Landes.

12. Änderungen

Ändert sich, wie wir Daten bearbeiten, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung. Angaben zur Betreiberin: Impressum.